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L’importance des aspects juridiques de la correspondance commerciale

La rédaction de lettres commerciales fait appel à deux classes de compétences. Tout d’abord, nous devons savoir comment mettre en page une lettre commerciale sous forme d’acceptation et la connaître parfaitement, de sorte que dans pratiquement chaque lettre que nous écrivons, nous utilisons la mise en page standard. Il y aura toujours une lettre étrange qui, pour une raison quelconque, n’est pas standard, mais en général, nous devrions écrire naturellement de la manière standard et éprouvée, afin que nos correspondants soient à l’aise avec la lettre lorsqu’elle arrivera. L’autre compétence est la capacité d’écrire dans un bon anglais, le sujet de la lettre étant divisé en paragraphes clairs, chacun étant écrit en phrases claires. La capacité d’écrire des phrases, à la fois des phrases simples et des phrases plus complexes, garantit que chaque partie de la lettre exprime une pensée complète, ou un groupe de pensées liées. Cela permet à notre correspondant de suivre les points que nous avançons, par étapes logiques, et d’arriver à la fin de la lettre avec une compréhension claire de notre point de vue sur la ou les questions que nous avons soulevées.

Ces deux aspects nécessitent beaucoup d’explications, et nous apprendrons mieux les compétences si nous comprenons les raisons des diverses pratiques qui ont été adoptées au fil des ans. Nous commencerons donc par considérer les aspects juridiques de la correspondance commerciale.

Les aspects juridiques de la correspondance commerciale

Presque toutes les activités commerciales sont de nature contractuelle. Cela signifie que les deux personnes engagées dans une transaction particulière contractent certaines obligations l’une envers l’autre et acquièrent en même temps certains droits. Ainsi, le fabricant de meubles qui s’engage à fournir certains de ses produits à un grossiste conclut une transaction par laquelle il accepte l’obligation de fournir les biens spécifiés en échange d’un droit de recevoir un paiement monétaire appelé “le prix”. . Lorsqu’un service doit être fourni, l’arrangement est le même. Par exemple, une entreprise de sécurité s’engage à protéger des locaux avec ses agents de sécurité et ses dispositifs spécialisés, moyennant une rémunération contractuelle convenue.

En cas de litige, celui-ci peut être réglé par voie judiciaire, la partie lésée poursuivant l’autre partie. Poursuivre quelqu’un, c’est le convoquer devant un tribunal, pour montrer pourquoi vous ne devriez pas obtenir la justice que vous recherchez. Le juge examinera la correspondance échangée entre vous (y compris tout document tel que contrats, factures, notes de service, etc.) et prononcera un jugement en la matière. C’est la nature juridique de la correspondance qui impose de présenter la correspondance sous une forme standard de mise en page. Les points principaux sont :

1) Les noms et adresses des deux parties au contrat doivent être mentionnés sur toute correspondance.

2) Toute correspondance doit être clairement datée.

3) Pour faciliter la recherche de correspondance, il est d’usage de donner des références en haut de la lettre.

4) Pour clarifier le sujet de la lettre, il est d’usage de donner un titre de sujet au début de la lettre.

5) Pour commencer la lettre elle-même, nous avons besoin d’une sorte de salutation. C’est ce qu’on appelle la salutation, et peut être une salutation générale, comme Cher Monsieur.

6) Nous avons ensuite un certain nombre de paragraphes qui traitent de la question en cours.

7) Enfin, nous avons besoin d’une section de conclusion. C’est ce qu’on appelle «la clôture gratuite» ou «l’abonnement».

8) Si des copies sont envoyées à d’autres départements, il peut y avoir une liste de leurs noms, intitulée CC (copies distribuées).

Si tous ces détails sont inclus, le tribunal n’aura aucune difficulté à comprendre ce que les parties ont fait. Il est clair que nous ne nous attendons pas à finir devant un tribunal lorsque nous commençons à traiter avec un fournisseur ou un client, mais si nous le faisons, la mise en page formelle décrite servira de preuve.